1. Was sind die rechtlichen Grundlagen?
Praxisfotografie berührt drei Rechtsgebiete gleichzeitig:
DSGVO (EU-Verordnung) regelt Verarbeitung personenbezogener Daten. Bilder von Personen sind personenbezogene Daten — auch wenn nur Hände, Stimme oder Berufskleidung erkennbar sind, sofern eine Identifikation theoretisch möglich ist.
KUG (Kunsturhebergesetz §22-23) regelt das deutsche „Recht am eigenen Bild”. Veröffentlichung von Personenbildnissen erfordert Einwilligung — mit drei Ausnahmen: Personen der Zeitgeschichte, Beiwerk neben Landschaften, Versammlungen.
BDSG (Bundesdatenschutzgesetz §26) regelt speziell Beschäftigtenfotos: Mitarbeiterportraits gelten als „Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis” und brauchen meist explizite Einwilligung, da sie nicht zwingend zur Vertragsdurchführung erforderlich sind.
Zusatzschicht für Heilberufe: Schweigepflicht nach §203 StGB. Auch wenn der Patient nicht erkennbar ist — wenn aus dem Kontext (sichtbare Akte, Untersuchungsraum mit zugeordnetem Patienten-Termin) eine Behandlung ableitbar wäre, könnte das §203 StGB tangieren.
2. Mitarbeiter-Einwilligung: Was muss rein?
Die häufigste Compliance-Lücke: Praxen vergessen, Mitarbeiter formal einzubinden. Eine rechtssichere Mitarbeiter-Einwilligung enthält mindestens folgende Punkte:
Wichtige Details:
- Granulare Auswahl statt Pauschal-Einwilligung — DSGVO verlangt „informierte Einwilligung”. Pauschales „für alle Marketing-Zwecke” ist anfechtbar.
- Widerrufsrecht muss explizit benannt werden, nicht nur in einer separaten Datenschutzerklärung.
- Kein Druck-Eindruck — Mitarbeiter dürfen sich nicht gezwungen fühlen. Eine Verweigerung darf keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen haben.
- Kopie für Mitarbeiter — eine Ausfertigung bleibt bei der Praxis, eine geht an den Mitarbeiter.
3. Patienten im Bild: Wann erlaubt — wann nicht?
Default-Regel: Patienten werden nicht fotografiert. Punkt. Behandlungsräume immer leer, Wartebereich nur ohne Personen.
Ausnahmen mit Einwilligung: Falls ein Patient explizit zustimmt (z.B. Behandlung mit Modellcharakter, Testimonial), gelten verschärfte Anforderungen:
- Schriftliche Einwilligung mit konkretem Verwendungszweck (kein „für Werbung allgemein”)
- Klärung über Widerrufsrecht und Folgen
- Kein Behandlungs-Konnex im Bild sichtbar (keine sichtbaren Diagnosen, keine offene Akte mit Daten Dritter, keine Gesundheits-Informationen)
- Berater-Funktion: Patient sollte nicht direkt nach einer Behandlung unterzeichnen (Druck-Situation), idealerweise einige Tage vorher
- Bei Minderjährigen: Beide Erziehungsberechtigten unterschreiben
Eine sichere Methode: Models statt echte Patienten. Wir arbeiten in vielen Praxis-Shootings mit professionellen Models, die bereits umfassende Modelverträge haben. Kosten: typischerweise 200-400€ pro Modeltag — für die Praxis deutlich rechtssicherer als echte Patientenbilder.
4. Patienten-Aushang am Shooting-Tag
Auch wenn ihr keine Patienten fotografiert, sind Patienten am Shooting-Tag in der Praxis präsent — im Wartezimmer, am Empfang, eventuell zufällig im Hintergrund. Das verlangt einen Aushang nach Art. 13 DSGVO.
Aufhängen: Empfang, Wartezimmer, Eingangstür. Mindestens 30 Minuten vor Shooting-Beginn, bis Shooting-Ende.
5. AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit dem Fotografen
Sobald der Fotograf personenbezogene Daten (eure Mitarbeiter-Bilder, eventuelle Patientenbilder) verarbeitet, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Ohne AVV ist die gesamte Datenverarbeitung rechtswidrig — auch dann, wenn alle Einwilligungen vorliegen.
AVV-Mindest-Inhalt (Art. 28 Abs. 3 DSGVO):
- Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
- Art und Zweck der Verarbeitung
- Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
- Rechte und Pflichten des Verantwortlichen (Praxis)
- Pflichten des Auftragsverarbeiters (Fotograf): Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenrückgabe/Löschung nach Auftragsende, Kontrollrechte
- Sub-Auftragsverarbeiter (z.B. Cloud-Galerie-Anbieter): nur mit schriftlicher Genehmigung
Tipp: Anstatt selbst zu formulieren, nutzt unseren Standard-AVV — wir liefern ihn standardmäßig im Buchungspaket. Er deckt alle Pflichtangaben ab und ist auf typische Praxis-Konstellationen zugeschnitten.
6. Bild-Lieferung & Speicherung — DSGVO-konform
Nach dem Shooting ist die sichere Lieferung der entscheidende letzte Compliance-Schritt:
Was wir machen:
- Verschlüsselte Galerie über Server in Frankfurt (kein US-Cloud-Anbieter)
- HTTPS-Übertragung mit aktuellen TLS-Standards (TLS 1.3)
- Passwort-geschützte Galerie pro Auftrag
- Automatische Löschung nach 12 Monaten (oder kürzer, je nach Wunsch)
- Backup-Archiv 24 Monate, ausschließlich auf EU-Servern
- Vollständige Löschung auf schriftliche Anfrage innerhalb 14 Tagen
Was ihr beachten solltet:
- Galerie-Passwort nie im Klartext per E-Mail mitsenden — separat über zweiten Kanal (z.B. SMS, Telefon, Signal)
- Bei Mitarbeiterwechsel: Galerie-Zugang aktualisieren oder Passwort ändern
- Eigene Speicherung: Bilder mit Mitarbeiter-Identifikation gehören nicht auf USB-Sticks oder ungeschützte Cloud-Ordner
7. Was passiert bei einem DSGVO-Verstoß?
Aufsichtsbehörden in 2024 haben unter anderem folgende Bußgelder gegen Praxen verhängt:
- 18.500€ gegen eine Zahnarztpraxis in Bayern: Mitarbeiter-Foto auf Website ohne aktualisierte Einwilligung, nach Mitarbeiterwechsel weiter verwendet
- 9.000€ gegen eine Hausarztpraxis in NRW: Patienten-Bild auf Praxis-Flyer ohne schriftliche Einwilligung (aus „Routine”-Beratungssituation entstanden)
- 35.000€ gegen ein MVZ in Baden-Württemberg: Fehlender AVV mit dem Webdesign-Dienstleister, der Bildmaterial verarbeitete
Die Beträge wirken kalkuliert — sie liegen meist im niedrigen, nicht-existenzbedrohenden Bereich, sind aber öffentlich (Aufsichtsbehörden veröffentlichen Sanktionsstatistiken) und können Reputationsschäden verursachen.
8. Praktische Checkliste für euren Shooting-Tag
Eine Woche vorher:
- Mitarbeiter-Einwilligungen schriftlich einsammeln (digital signiert oder Papier)
- AVV mit Fotografen unterschreiben
- Patienten-Aushang vorbereiten (drucken, prüfen)
- Falls Patienten-Models: Einwilligungen rechtzeitig einholen
Am Shooting-Tag:
- Patienten-Aushang aufhängen (Empfang, Wartezimmer, Eingangstür)
- Behandlungsräume vor Aufnahmen vollständig räumen — keine Akten, keine Patienten-Listen, keine Monitore mit Daten
- Sterile Bereiche: Schutzkleidung tragen, Hygiene-Konzept einhalten
- Falls Patienten zufällig in Bilder geraten: Bild verwerfen oder Gesicht später retuschieren
Nach dem Shooting:
- Galerie-Zugang nur an autorisierte Mitarbeiter weitergeben
- Mitarbeiter-Einwilligungen in Personalakte ablegen
- Bei späterer Widerrufung: Bild zeitnah aus allen Kanälen entfernen
- Bei Mitarbeiter-Austritt: Verwendung der Bilder neu bewerten
Häufige Fragen zur Praxisfotos-DSGVO
Brauchen wir eine separate Einwilligung für jeden Verwendungszweck?
Nein, eine Einwilligung mit gegliederten Verwendungszwecken (Website, Social Media, Print etc., einzeln ankreuzbar) ist ausreichend — solange jeder Zweck konkret benannt ist. Pauschale Formulierungen wie „für Marketing-Zwecke” sind hingegen anfechtbar.
Was passiert bei einem Mitarbeiterwechsel?
Strenggenommen muss bei jedem Mitarbeiter-Austritt die Bildverwendung neu bewertet werden. Praxis-üblich: Mit Mitarbeiter-Austritt das Foto innerhalb 4 Wochen aus der Website-Team-Seite entfernen. Print-Materialien werden bei Neuauflage ausgetauscht. Bei freundschaftlichem Austritt: kurze Bestätigungs-Mail des ausgeschiedenen Mitarbeiters einholen, dass Verwendung weiterhin OK ist.
Dürfen wir Patienten-Bewertungen mit Fotos veröffentlichen?
Mit schriftlicher Einwilligung des Patienten und unter Beachtung der Schweigepflicht (§203 StGB). Empfehlung: Anonymisierte Fotos (Hände-Detail, Rückenansicht, professionelle Models, die das „Patienten-Profil” symbolisieren) statt echte Patienten — rechtlich deutlich sicherer.
Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten für das Foto-Shooting?
Praxen ab 20 Mitarbeitern brauchen ohnehin einen DSB. Falls die Praxis kleiner ist und keinen DSB hat: Ein externer DSB (Kosten ca. 150-300€/Monat) ist für Praxen mit Patientenkontakt fast immer empfehlenswert — auch unabhängig von Foto-Shootings. Die Aufsichtsbehörden in NRW und Bayern haben in 2024 explizit auf diese Lücke bei kleinen Praxen hingewiesen.
Wie lange dürfen wir Praxis-Fotos verwenden?
Rechtlich gibt es keine harte Grenze — solange die Einwilligung gilt. In der Praxis ist eine Aktualisierung alle 3-5 Jahre sinnvoll: Mitarbeiter-Wechsel, geänderte Räumlichkeiten, neuer Equipment-Stand, modernere Bildsprache. Außerdem sind aktuelle Bilder vertrauensbildender (Patient sieht: Praxis ist aktiv und gepflegt).
So machen wir es bei Light Hunters
Bei jedem Praxis-Shooting liefern wir standardmäßig:
- AVV nach Art. 28 DSGVO (vorbereitete Vertragsfassung, beidseitig zu unterzeichnen)
- Mitarbeiter-Einwilligungs-Vorlage (digital oder Papier, granulare Zwecke)
- Patienten-Aushang-Set (3 verschiedene Größen, druckfertig)
- Falls Models gewünscht: Vermittlung von Patienten-Models mit bestehenden Modelverträgen
- DSGVO-konforme Bildlieferung (verschlüsselte Galerie, EU-Server, automatische Löschung)
- Schulung des Praxis-Empfangs zum Shooting-Tag (15 Min Briefing-Call)
Lasst uns über euer Praxis-Shooting sprechen — meist klären sich Compliance-Fragen in 15 Minuten Beratungstermin. Hier könnt ihr direkt einen Termin anfragen oder weitere Details auf der Praxisfotografie-Übersichtsseite nachlesen.
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Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei spezifischen Fragen zu eurem Fall konsultiert bitte einen auf Medizinrecht und Datenschutz spezialisierten Anwalt oder euren Datenschutzbeauftragten. Die hier dargestellten Vorlagen sind Beispiele und müssen für euren konkreten Anwendungsfall angepasst werden.
